Zapytanie ofertowe: Wyposażenie warsztatowe dla grupy administracyjno-turystycznej w programy

Wolin, dnia 25.11.2019r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Dane Zamawiającego: STOWARZYSZENIE "CENTRUM SŁOWIAN I WIKINGÓW WOLIN-JOMSBORG-VINETA" W WOLINIE. Siedziba ul. Graniczna 2, 72-510 Wolin

Dostawa Programów :

Biuro Projektu:

ul. Mostowa 24, 72-510 Wolin

NIP: 9860131278

REGON: 812499590

Numer procedury: SCSW/CIS/3/2019

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia ( zwany dalej SIWZ )

zapytania ofertowego na:

Zad 2. TWORZENIE CIS (PERSONEL, INFRASTRUKTURA, ŚRODKI TRWAŁE)

Wyposażenie warsztatowe dla grupy administracyjno-turystycznej w programy: komplet

W kategoria kosztu -wartości niematerialne i prawne:

„Dostawa i wdrożenie oprogramowania hotelowego i gastronomicznego w hotelu”

W RAMACH PROJEKTU: RPZP.07.02.00-32-K004/17-00 współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2014-2020

Wykaz załączników:

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest „Dostawa i wdrożenie oprogramowania hotelowego i gastronomicznego w hotelu”

2. Specyfikacja przedmiotu zamówienia:

1

Lp. Nazwa przedmiotu Opis Ilość 1. Program i wdrożenie do obsługi działalności hotelowej z kompleksowym rozliczaniem pobytów Gości, w tym rezerwacją, meldunki

• rezerwacja oraz meldunek na pokój lub na miejsce w pokoju (na łóżko)

• domeldowanie kolejnej osoby do pokoju

• przeniesienie gościa do innego pokoju

• rezerwacje oraz meldunki indywidualne i grupowe

• kontrola poprawności wprowadzanych danych: PESEL, NIP, pola wymagane (automatyczne pobieranie danych z GUS)

• planowanie wyżywienia przy rezerwacji, z uwzględnieniem wyżywienia dla dzieci

• wydruk zestawienia żywienia dla kuchni na podstawie rezerwacji, planowanych przyjazdów i pobytów.

• Wydruk zestawienia dla pokojowych

• uwagi dotyczące gościa lub grupy

• kontrola wpłaty wymaganej zaliczki

• możliwość prowadzenia rozliczeń z biurami turystycznymi, agentami lub innymi pośrednikami

• wysyłka mailem potwierdzenia rezerwacji

• grafik rezerwacji

• zestawienia aktualnego stanu obiektu (ilość przyjazdów, pobytów, wyjazdów, remonty)

• kalkulator dostępności pokoi

• raportowanie rezerwacji i meldunków

• szybki podgląd bieżących meldunków

• ustawienie rodzajów pobytów usprawniające raportowanie

• przenoszenie zaliczek pomiędzy rezerwacjami oraz meldunkami

• możliwość rozliczenia wszystkich lub wybranych gości

• rejestracja zgody na przetwarzanie danych osobowych i wysyłanie informacji handlowych

• raporty RODO: modyfikacja danych kontrahenta, raport zaimportowanych/wyeksportowanych danych, raport na żądanie Klienta

• rozliczenie wszystkich lub wybranych usług, z jakich korzystał Gość lub grupa

• wyliczenie obciążeń Gościa wg. aktualnych parametrów jego rezerwacji

• określenie płatnika należności za pokój, na którym gromadzone są obciążenia

• proporcjonalny podział opłat za nocleg i wyżywienie dla każdego Gościa w pokoju

• przechowywanie odroczonych płatności na osobnych kontach

• grupowanie i rozgrupowywanie obciążeń, scalanie i podział

• usługi dodatkowe na rachunku Gościa

• dokument sprzedaży wystawiany z obciążeń lub ręczny bez wcześniej naliczonych należności

• walutowe dokumenty sprzedaży

• możliwości zmiany treści dokumentów sprzedażowych – zależne od uprawnień

• samodzielnie ustawiane okresy księgowe

• możliwość prowadzenia dwóch osobnych rejestrów faktur

• kontrola przyjętych zaliczek

• automatycznie włączona lub opcjonalna fiskalizacja faktur

• konfigurowalne logo hotelu na wydrukach faktur

• rejestracja każdej, przeprowadzonej operacji wykonanej przez użytkownika

• ustawianie uprawnień określających poziom dostępu do poszczególnych funkcji (np. usuwania dokumentów lub wystawiania korekt)

• możliwość drukowania szczegółowego rachunku informacyjnego zawierającego dane dotyczące gości i ich obciążeń

• podgląd dokumentów archiwalnych

• zestawienia finansowe prezentujące wynik hotelu, m. in.: raporty kasowe, rejestry VAT, zestawienie sprzedaży, zestawienie przyjętych zaliczek, rejestr opłat klimatycznych

• zestawienia statystyczne i marketingowe: obłożenia hotelu, rezerwacje wykonane przez pośredników, prognoza obłożenia i przychodów, średnia cena pokoi, itp.

• generowanie sprawozdania dla GUS: KT-1, DNU-R, odwiedziny turystów zagranicznych oraz wykorzystanie miejsc noclegowych

1 2. …………

• przenoszenie rachunków gastronomicznych na konta rozliczeniowe Gościa w programie Chart

• obsługa przez ekran dotykowy

• Graficzna prezentacja sali

· Rezerwacja stolików

• Zamówienia na stolik lub na „krzesło”

• Dzielenie rachunków i łączenie rachunków

• Menu w układzie graficznym

• Sprzedaż także na rachunkach otwartych

• Planowanie widoczności produktów

• Wydruk bonu na kuchnię

• Opisy do pozycji zamówienia dla kuchni (np. bez soli)

• Rejestracja czasu pracy

· Możliwość zdefiniowania rabatu tylko dla rachunku hotelowego · Możliwość zdefiniowania godzin, w których można udzielić rabatu (happt Hour). · Karty rabatowe dla klientów – możliwość zdefiniowania i wydania gościom kart rabatowych (mogą to być karty magnetyczne, karty z przyklejonym kodem kreskowym jak i karty „wirtualne” w których klient informuje obsługę że jego numer karty to „123” a kasjer wyszukuje takiej karty z listy. · Możliwość zdefiniowania narzutu (np. Goście hotelowi 15% + po godzinie 23:00 ) · Poziomy cenowe dla rodzaju rachunku (goście hotelowi mogą mieć specjalne ceny ) · Poziomy cenowe dla grupy kart klientów – możliwość przypięcia poziomu cenowego dla grupy kart klientów. · Możliwość zdefiniowania automatycznej przeceny towarów w określonych godzinach · Możliwość ustawienia ceny promocyjnej dla wskazanych artykułów w określonych datach dniach tygodnia czy godzinach dla wybranego przedziału czasowego. · Wpłaty i wypłaty kasowe KP/KPW · Wpłaty na kartę klienta – możliwość zasilenia kart przedpłaconych z wydrukiem kwitu KP. · Wypłata z karty – możliwość wypłacenia z karty klienta. · Bieżący raport finansowy zbierający i podsumowujący operacje kasowe dla każdego pracownika oraz zbiorcze podsumowanie kasy. · Możliwość rozliczenia się każdego pracownika z osobna przez zakończeniem zmiany · Raport na zakończenie zmiany · Wystawianie faktur · Wystawianie faktur do paragonów wcześniejszych. · Drukowanie duplikatów faktur · Drukowanie korekt · Możliwość pobrania danych z bazy GUS dla nowego kontrahenta · Możliwość wystawienia paragonu fiskalnego z nr NIP klienta

• Zestawienia sprzedaży (zbiorcze, dla każdego pracownika, godzinowe, raport storn i rabatów…)

1 3. Wdrożenie z dojazdem do Wolina Zainstalowanie i przyuczenie os do obsługi programów w Siedzibie CIS w Wolinie

3. Opis wymagań:

a) Wykonawca posiada minimum trzyletnie doświadczenie w dostawie i wdrażaniu programów hotelowo - gastronomicznych

b) Wykonawca dysponuje zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia.

c) Wykonawca posiada uprawnienia do wykonania przedmiotu zamówienia. Posiada niezbędną wiedzę, doświadczenie umożliwiające prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia.

d) Wykonawca dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

e) Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej należyte wykonanie zamówienia.

f) Wykonawca nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym

g) Zgodnie z „Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” z postępowania wykluczeni z możliwości składania ofert są również pracownicy partnera.

h) Dostarczone pakiety oprogramowania muszą być nowe, nieużywane, posiadać gwarancję minimum 1 rok i licencje na program bezterminowe dostarczone na nośniku elektronicznym.

i) Wykonawca zapewni wdrożenie i szkolenie w uzgodnionym przez strony terminie.

4. Wykaz dokumentów:

a) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.

b) Oferta wraz z Oświadczeniem Wykonawcy zał. nr 1

5. Kryteria oceny ofert i obliczenia najkorzystniejszej oferty

Ustala się kryterium najkorzystniejszej oferty:

1. Cena – 100 %. 100 pkt

CENA Oferty będą badane w stosunku do ceny minimalnej, czyli oferty najtańszej rozumianej, jako całkowitej kwoty brutto oferty - która otrzyma 100 punktów. Dalsze oferty będą badane według wzoru: cena minimalna/cena badana x 100 = liczba punktów

6. Termin realizacji zamówienia oraz związania ofertą

a) Składający ofertę związany jest niniejszą ofertą przez okres 30 dni od ostatecznego terminu składania ofert.

b) Przedmiot zamówienia należy zrealizować w terminie 15 dni od dnia podpisania umowy ( zapis nie obowiązuje bezpośredniego wdrożenia – termin będzie ustalony w odpowiednim dla stron terminie)

7. Opis sposobu przygotowania oferty:

a) Oferta musi być sporządzona w języku polskim i napisana czytelnie, Oferty nieczytelne nie będą rozpatrywane.

b) Dokumenty należy złożyć w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem. Każda zapisana strona oferty wraz z załącznikami powinna być ponumerowana i podpisana lub parafowana.

c) Ofertę podpisuje osoba uprawomocniona na podstawie stosownych dokumentów.

d) Wszelkie miejsca, które wypełnia Wykonawca, a w których Wykonawca naniesie zmiany, muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę.

e) Wszystkie dokumenty tworzące ofertę powinny być spięte (zszyte) w sposób trwały, uniemożliwiający swobodne wysunięcie lub wyjęcie kartek.

f) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, sam lub jako reprezentant spółki czy konsorcjum. Złożenie więcej niż jednej oferty na to samo zadanie przez jednego Wykonawcę spowoduje odrzucenie wszystkich jego ofert.

g) Dokumenty sporządzane w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

h) Dane umieszczone w ofercie mogą być przez zamawiającego weryfikowane. Stwierdzenie przez zamawiającego, w trakcie weryfikacji dokumentów, jakichkolwiek niezgodności ze stanem faktycznym, skutkuje odrzuceniem oferty bez jej rozpatrzenia.

i) Zamawiający przypomina, iż zgodnie z treścią art. 297 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny, „(…)Kto, w celu uzyskania dla siebie lub kogo innego, od instytucji dysponujących środkami publicznymi – zamówienia publicznego, przedkłada podrobiony, przerobiony, poświadczający nieprawdę albo nierzetelny dokument albo nierzetelne, pisemne oświadczenie dotyczące okoliczności o istotnym znaczeniu dla uzyskania zamówienia, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

j) Wykonawca / wykonawcy składają ofertę na własne ryzyko i własny koszt. Potencjalnym wykonawcom w przypadku unieważnienia postępowania nie przysługuje żadne wynagrodzenie za przygotowanie oferty.

k) W formularzu ofertowym należy wpisać kwotę w złotych polskich. Wpisana wartość w formularzu ofertowym, powinna być kwotą brutto zawierającą wszystkie koszty ponoszone przez oferenta, związane z wykonaniem zadania (np. transport, montaż, wdrożenie, przeszkolenie itp.).

l) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych, nie zamierza zawrzeć umowy ramowej, nie zamierza ustanowić dynamicznego systemu zakupów oraz nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej.

8. Termin i miejsce złożenia oferty

Oferta powinna zostać dostarczona do dnia 03.12.2019 do godz. 15.00 w jeden z trzech możliwych sposobów określonych przez Zamawiającego:

a) pocztą tradycyjną lub kurierem na adres biura Zamawiającego:

Biuro Projektu:

Stowarzyszenie „Centrum Słowian i Wikingów Wolin-Jomsborg-Vineta” w Wolinie

ul. Mostowa 24, 72-510 Wolin

z dopiskiem : Oferta –„Dostawa i wdrożenie oprogramowania hotelowego i gastronomicznego w hotelu”

- projekt nr RPZP.07.02.00-32-K004/17-00 pt. „Centrum Integracji Społecznej – Aktywnie do pracy !” (Decyduje data i godzina wpływu do Biura Projektu).

b) osobiście j.w , (w godzinach 10.00-16.00).

Oferta złożona osobiście w biurze lub przesłana listem poleconym lub przesyłką kurierską

musi znajdować się w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie lub innym opakowaniu z

oznaczeniem: Oferta - „Dostawa i wdrożenie oprogramowania hotelowego i

gastronomicznego w hotelu”

projekt nr RPZP.07.02.00-32-K004/17-00 pt. „Centrum Integracji Społecznej – Aktywnie do pracy !” (Decyduje data i godzina wpływu do Biura Projektu).

c) elektronicznie na adres: stowarzyszenie@jomsborg-vineta.com Jeżeli oferta zostanie złożona elektronicznie, z uwagi na konieczność opatrzenia jej niezbędnymi podpisami i pieczęciami, musi zostać złożona w postaci kolorowego skanu. Dokumenty powinny zostać złożone w formacie PDF. Temat przewodzący e-maila: Oferta „Dostawa i wdrożenie oprogramowania hotelowego i gastronomicznego w hotelu” - projekt nr RPZP.07.02.00-32-K004/17-00 pt. „Centrum Integracji Społecznej – Aktywnie do pracy !”

(Decyduje data i godzina wpływu do Biura Projektu).

Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę:

stowarzyszenie@jomsborg-vineta.com

W każdym z trzech wymienionych sposobów, o przyjęciu oferty przez Zamawiającego decyduje data i godzina wpływu do Zamawiającego.

Oferty złożone po terminie Zamawiający zwraca Wykonawcom bez rozpatrzenia.

Oferenci zostaną poinformowani o wyborze dostawcy

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia:

Grażyna Och

Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia:

695 479 612

9. Warunki wykluczenia oferty

Oferta zostanie odrzucona przez Zamawiającego w przypadku, gdy:

a) Zostanie złożona przez Oferenta, który nie spełnia kryteriów określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym,

b) Jej treść nie będzie odpowiadała warunkom określonym w niniejszym zapytaniu ofertowym,

c) Zostanie złożona po terminie,

d) Wykonawca poda w ofercie nieprawdziwe informacje,

e) Wykonawca jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym,

f) Złożona oferta będzie wariantowa lub częściowa.

g) Jej złożenie będzie stanowiło czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

h) Będzie zawierała rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,

i) Będzie zawierała błędy w obliczeniu ceny,

j) Wykonawca nie załączy do oferty wymaganych dokumentów,

k) Będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

Wolin, dnia 25.11.2019r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Dane Zamawiającego: STOWARZYSZENIE "CENTRUM SŁOWIAN I WIKINGÓW WOLIN-JOMSBORG-VINETA" W WOLINIE. Siedziba ul. Graniczna 2, 72-510 Wolin

Dostawa Programów :

Biuro Projektu:

ul. Mostowa 24, 72-510 Wolin

NIP: 9860131278

REGON: 812499590

Numer procedury: SCSW/CIS/3/2019

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia ( zwany dalej SIWZ )

zapytania ofertowego na:

Zad 2. TWORZENIE CIS (PERSONEL, INFRASTRUKTURA, ŚRODKI TRWAŁE)

Wyposażenie warsztatowe dla grupy administracyjno-turystycznej w programy: komplet

W kategoria kosztu -wartości niematerialne i prawne:

„Dostawa i wdrożenie oprogramowania hotelowego i gastronomicznego w hotelu”

W RAMACH PROJEKTU: RPZP.07.02.00-32-K004/17-00 współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2014-2020

Wykaz załączników:

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest „Dostawa i wdrożenie oprogramowania hotelowego i gastronomicznego w hotelu”

2. Specyfikacja przedmiotu zamówienia:

1

Lp. Nazwa przedmiotu Opis Ilość 1. Program i wdrożenie do obsługi działalności hotelowej z kompleksowym rozliczaniem pobytów Gości, w tym rezerwacją, meldunki

• rezerwacja oraz meldunek na pokój lub na miejsce w pokoju (na łóżko)

• domeldowanie kolejnej osoby do pokoju

• przeniesienie gościa do innego pokoju

• rezerwacje oraz meldunki indywidualne i grupowe

• kontrola poprawności wprowadzanych danych: PESEL, NIP, pola wymagane (automatyczne pobieranie danych z GUS)

• planowanie wyżywienia przy rezerwacji, z uwzględnieniem wyżywienia dla dzieci

• wydruk zestawienia żywienia dla kuchni na podstawie rezerwacji, planowanych przyjazdów i pobytów.

• Wydruk zestawienia dla pokojowych

• uwagi dotyczące gościa lub grupy

• kontrola wpłaty wymaganej zaliczki

• możliwość prowadzenia rozliczeń z biurami turystycznymi, agentami lub innymi pośrednikami

• wysyłka mailem potwierdzenia rezerwacji

• grafik rezerwacji

• zestawienia aktualnego stanu obiektu (ilość przyjazdów, pobytów, wyjazdów, remonty)

• kalkulator dostępności pokoi

• raportowanie rezerwacji i meldunków

• szybki podgląd bieżących meldunków

• ustawienie rodzajów pobytów usprawniające raportowanie

• przenoszenie zaliczek pomiędzy rezerwacjami oraz meldunkami

• możliwość rozliczenia wszystkich lub wybranych gości

• rejestracja zgody na przetwarzanie danych osobowych i wysyłanie informacji handlowych

• raporty RODO: modyfikacja danych kontrahenta, raport zaimportowanych/wyeksportowanych danych, raport na żądanie Klienta

• rozliczenie wszystkich lub wybranych usług, z jakich korzystał Gość lub grupa

• wyliczenie obciążeń Gościa wg. aktualnych parametrów jego rezerwacji

• określenie płatnika należności za pokój, na którym gromadzone są obciążenia

• proporcjonalny podział opłat za nocleg i wyżywienie dla każdego Gościa w pokoju

• przechowywanie odroczonych płatności na osobnych kontach

• grupowanie i rozgrupowywanie obciążeń, scalanie i podział

• usługi dodatkowe na rachunku Gościa

• dokument sprzedaży wystawiany z obciążeń lub ręczny bez wcześniej naliczonych należności

• walutowe dokumenty sprzedaży

• możliwości zmiany treści dokumentów sprzedażowych – zależne od uprawnień

• samodzielnie ustawiane okresy księgowe

• możliwość prowadzenia dwóch osobnych rejestrów faktur

• kontrola przyjętych zaliczek

• automatycznie włączona lub opcjonalna fiskalizacja faktur

• konfigurowalne logo hotelu na wydrukach faktur

• rejestracja każdej, przeprowadzonej operacji wykonanej przez użytkownika

• ustawianie uprawnień określających poziom dostępu do poszczególnych funkcji (np. usuwania dokumentów lub wystawiania korekt)

• możliwość drukowania szczegółowego rachunku informacyjnego zawierającego dane dotyczące gości i ich obciążeń

• podgląd dokumentów archiwalnych

• zestawienia finansowe prezentujące wynik hotelu, m. in.: raporty kasowe, rejestry VAT, zestawienie sprzedaży, zestawienie przyjętych zaliczek, rejestr opłat klimatycznych

• zestawienia statystyczne i marketingowe: obłożenia hotelu, rezerwacje wykonane przez pośredników, prognoza obłożenia i przychodów, średnia cena pokoi, itp.

• generowanie sprawozdania dla GUS: KT-1, DNU-R, odwiedziny turystów zagranicznych oraz wykorzystanie miejsc noclegowych

1 2. …………

• przenoszenie rachunków gastronomicznych na konta rozliczeniowe Gościa w programie Chart

• obsługa przez ekran dotykowy

• Graficzna prezentacja sali

· Rezerwacja stolików

• Zamówienia na stolik lub na „krzesło”

• Dzielenie rachunków i łączenie rachunków

• Menu w układzie graficznym

• Sprzedaż także na rachunkach otwartych

• Planowanie widoczności produktów

• Wydruk bonu na kuchnię

• Opisy do pozycji zamówienia dla kuchni (np. bez soli)

• Rejestracja czasu pracy

· Możliwość zdefiniowania rabatu tylko dla rachunku hotelowego · Możliwość zdefiniowania godzin, w których można udzielić rabatu (happt Hour). · Karty rabatowe dla klientów – możliwość zdefiniowania i wydania gościom kart rabatowych (mogą to być karty magnetyczne, karty z przyklejonym kodem kreskowym jak i karty „wirtualne” w których klient informuje obsługę że jego numer karty to „123” a kasjer wyszukuje takiej karty z listy. · Możliwość zdefiniowania narzutu (np. Goście hotelowi 15% + po godzinie 23:00 ) · Poziomy cenowe dla rodzaju rachunku (goście hotelowi mogą mieć specjalne ceny ) · Poziomy cenowe dla grupy kart klientów – możliwość przypięcia poziomu cenowego dla grupy kart klientów. · Możliwość zdefiniowania automatycznej przeceny towarów w określonych godzinach · Możliwość ustawienia ceny promocyjnej dla wskazanych artykułów w określonych datach dniach tygodnia czy godzinach dla wybranego przedziału czasowego. · Wpłaty i wypłaty kasowe KP/KPW · Wpłaty na kartę klienta – możliwość zasilenia kart przedpłaconych z wydrukiem kwitu KP. · Wypłata z karty – możliwość wypłacenia z karty klienta. · Bieżący raport finansowy zbierający i podsumowujący operacje kasowe dla każdego pracownika oraz zbiorcze podsumowanie kasy. · Możliwość rozliczenia się każdego pracownika z osobna przez zakończeniem zmiany · Raport na zakończenie zmiany · Wystawianie faktur · Wystawianie faktur do paragonów wcześniejszych. · Drukowanie duplikatów faktur · Drukowanie korekt · Możliwość pobrania danych z bazy GUS dla nowego kontrahenta · Możliwość wystawienia paragonu fiskalnego z nr NIP klienta

• Zestawienia sprzedaży (zbiorcze, dla każdego pracownika, godzinowe, raport storn i rabatów…)

1 3. Wdrożenie z dojazdem do Wolina Zainstalowanie i przyuczenie os do obsługi programów w Siedzibie CIS w Wolinie

3. Opis wymagań:

a) Wykonawca posiada minimum trzyletnie doświadczenie w dostawie i wdrażaniu programów hotelowo - gastronomicznych

b) Wykonawca dysponuje zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia.

c) Wykonawca posiada uprawnienia do wykonania przedmiotu zamówienia. Posiada niezbędną wiedzę, doświadczenie umożliwiające prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia.

d) Wykonawca dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

e) Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej należyte wykonanie zamówienia.

f) Wykonawca nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym

g) Zgodnie z „Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” z postępowania wykluczeni z możliwości składania ofert są również pracownicy partnera.

h) Dostarczone pakiety oprogramowania muszą być nowe, nieużywane, posiadać gwarancję minimum 1 rok i licencje na program bezterminowe dostarczone na nośniku elektronicznym.

i) Wykonawca zapewni wdrożenie i szkolenie w uzgodnionym przez strony terminie.

4. Wykaz dokumentów:

a) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.

b) Oferta wraz z Oświadczeniem Wykonawcy zał. nr 1

5. Kryteria oceny ofert i obliczenia najkorzystniejszej oferty

Ustala się kryterium najkorzystniejszej oferty:

1. Cena – 100 %. 100 pkt

CENA Oferty będą badane w stosunku do ceny minimalnej, czyli oferty najtańszej rozumianej, jako całkowitej kwoty brutto oferty - która otrzyma 100 punktów. Dalsze oferty będą badane według wzoru: cena minimalna/cena badana x 100 = liczba punktów

6. Termin realizacji zamówienia oraz związania ofertą

a) Składający ofertę związany jest niniejszą ofertą przez okres 30 dni od ostatecznego terminu składania ofert.

b) Przedmiot zamówienia należy zrealizować w terminie 15 dni od dnia podpisania umowy ( zapis nie obowiązuje bezpośredniego wdrożenia – termin będzie ustalony w odpowiednim dla stron terminie)

7. Opis sposobu przygotowania oferty:

a) Oferta musi być sporządzona w języku polskim i napisana czytelnie, Oferty nieczytelne nie będą rozpatrywane.

b) Dokumenty należy złożyć w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem. Każda zapisana strona oferty wraz z załącznikami powinna być ponumerowana i podpisana lub parafowana.

c) Ofertę podpisuje osoba uprawomocniona na podstawie stosownych dokumentów.

d) Wszelkie miejsca, które wypełnia Wykonawca, a w których Wykonawca naniesie zmiany, muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę.

e) Wszystkie dokumenty tworzące ofertę powinny być spięte (zszyte) w sposób trwały, uniemożliwiający swobodne wysunięcie lub wyjęcie kartek.

f) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, sam lub jako reprezentant spółki czy konsorcjum. Złożenie więcej niż jednej oferty na to samo zadanie przez jednego Wykonawcę spowoduje odrzucenie wszystkich jego ofert.

g) Dokumenty sporządzane w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

h) Dane umieszczone w ofercie mogą być przez zamawiającego weryfikowane. Stwierdzenie przez zamawiającego, w trakcie weryfikacji dokumentów, jakichkolwiek niezgodności ze stanem faktycznym, skutkuje odrzuceniem oferty bez jej rozpatrzenia.

i) Zamawiający przypomina, iż zgodnie z treścią art. 297 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny, „(…)Kto, w celu uzyskania dla siebie lub kogo innego, od instytucji dysponujących środkami publicznymi – zamówienia publicznego, przedkłada podrobiony, przerobiony, poświadczający nieprawdę albo nierzetelny dokument albo nierzetelne, pisemne oświadczenie dotyczące okoliczności o istotnym znaczeniu dla uzyskania zamówienia, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

j) Wykonawca / wykonawcy składają ofertę na własne ryzyko i własny koszt. Potencjalnym wykonawcom w przypadku unieważnienia postępowania nie przysługuje żadne wynagrodzenie za przygotowanie oferty.

k) W formularzu ofertowym należy wpisać kwotę w złotych polskich. Wpisana wartość w formularzu ofertowym, powinna być kwotą brutto zawierającą wszystkie koszty ponoszone przez oferenta, związane z wykonaniem zadania (np. transport, montaż, wdrożenie, przeszkolenie itp.).

l) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych, nie zamierza zawrzeć umowy ramowej, nie zamierza ustanowić dynamicznego systemu zakupów oraz nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej.

8. Termin i miejsce złożenia oferty

Oferta powinna zostać dostarczona do dnia 03.12.2019 do godz. 15.00 w jeden z trzech możliwych sposobów określonych przez Zamawiającego:

a) pocztą tradycyjną lub kurierem na adres biura Zamawiającego:

Biuro Projektu:

Stowarzyszenie „Centrum Słowian i Wikingów Wolin-Jomsborg-Vineta” w Wolinie

ul. Mostowa 24, 72-510 Wolin

z dopiskiem : Oferta –„Dostawa i wdrożenie oprogramowania hotelowego i gastronomicznego w hotelu”

- projekt nr RPZP.07.02.00-32-K004/17-00 pt. „Centrum Integracji Społecznej – Aktywnie do pracy !” (Decyduje data i godzina wpływu do Biura Projektu).

b) osobiście j.w , (w godzinach 10.00-16.00).

Oferta złożona osobiście w biurze lub przesłana listem poleconym lub przesyłką kurierską

musi znajdować się w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie lub innym opakowaniu z

oznaczeniem: Oferta - „Dostawa i wdrożenie oprogramowania hotelowego i

gastronomicznego w hotelu”

projekt nr RPZP.07.02.00-32-K004/17-00 pt. „Centrum Integracji Społecznej – Aktywnie do pracy !” (Decyduje data i godzina wpływu do Biura Projektu).

c) elektronicznie na adres: stowarzyszenie@jomsborg-vineta.com Jeżeli oferta zostanie złożona elektronicznie, z uwagi na konieczność opatrzenia jej niezbędnymi podpisami i pieczęciami, musi zostać złożona w postaci kolorowego skanu. Dokumenty powinny zostać złożone w formacie PDF. Temat przewodzący e-maila: Oferta „Dostawa i wdrożenie oprogramowania hotelowego i gastronomicznego w hotelu” - projekt nr RPZP.07.02.00-32-K004/17-00 pt. „Centrum Integracji Społecznej – Aktywnie do pracy !”

(Decyduje data i godzina wpływu do Biura Projektu).

Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę:

stowarzyszenie@jomsborg-vineta.com

W każdym z trzech wymienionych sposobów, o przyjęciu oferty przez Zamawiającego decyduje data i godzina wpływu do Zamawiającego.

Oferty złożone po terminie Zamawiający zwraca Wykonawcom bez rozpatrzenia.

Oferenci zostaną poinformowani o wyborze dostawcy

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia:

Grażyna Och

Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia:

695 479 612

9. Warunki wykluczenia oferty

Oferta zostanie odrzucona przez Zamawiającego w przypadku, gdy:

a) Zostanie złożona przez Oferenta, który nie spełnia kryteriów określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym,

b) Jej treść nie będzie odpowiadała warunkom określonym w niniejszym zapytaniu ofertowym,

c) Zostanie złożona po terminie,

d) Wykonawca poda w ofercie nieprawdziwe informacje,

e) Wykonawca jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym,

f) Złożona oferta będzie wariantowa lub częściowa.

g) Jej złożenie będzie stanowiło czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

h) Będzie zawierała rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,

i) Będzie zawierała błędy w obliczeniu ceny,

j) Wykonawca nie załączy do oferty wymaganych dokumentów,

k) Będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

Oferty odrzucone nie będą rozpatrywane.

10. Informacje dodatkowe:

a) O wyborze wykonawcy Zamawiający poinformuje w terminie do 7 dni po ostatecznym terminie składania ofert.

b) Jeżeli oferent, którego oferta została wybrana wycofa się z oferty Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez prowadzenia ich ponownej oceny.

c) Zamawiający ma prawo unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.

d) Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od zamówienia u Wykonawcy, którego oferta otrzymała największą liczbę punktów, jeżeli cena oferty będzie przewyższała kwotę, którą Zamawiający planuje przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia zgodnie z budżetem projektu.

e) Wybrany Wykonawca zostanie zawiadomiony o terminie i miejscu podpisania umowy.

f) Wyznaczenie terminu podpisania umowy planuje się nie później niż siedem dni od dnia wyboru i ogłoszenia oferty najkorzystniejszej.

g) W przypadku złożenia oferty drogą elektroniczną i wyboru oferty, jako najkorzystniejszej oferent zostanie poproszony o złożenie dokumentów w formie papierowej, co stanowi warunek zawarcia umowy z oferentem.

h) Niedopełnienie obowiązku podpisania umowy lub niedostarczenie wymaganych dokumentów do podpisania umowy w terminie zostanie uznane za uchylanie się od jej podpisania. W takim wypadku Zamawiający dokona wyboru innego Wykonawcy.

i) Umowa może zostać zmieniona, jeśli zmiana nie spowoduje zmniejszenia lub zwiększenia zakresu świadczenia.

Załącznik:

1. Zał. 1 Formularz ofertowy z oświadczeniem wykonawcyą rozpatrywane.

10. Informacje dodatkowe:

a) O wyborze wykonawcy Zamawiający poinformuje w terminie do 7 dni po ostatecznym terminie składania ofert.

b) Jeżeli oferent, którego oferta została wybrana wycofa się z oferty Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez prowadzenia ich ponownej oceny.

c) Zamawiający ma prawo unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.

d) Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od zamówienia u Wykonawcy, którego oferta otrzymała największą liczbę punktów, jeżeli cena oferty będzie przewyższała kwotę, którą Zamawiający planuje przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia zgodnie z budżetem projektu.

e) Wybrany Wykonawca zostanie zawiadomiony o terminie i miejscu podpisania umowy.

f) Wyznaczenie terminu podpisania umowy planuje się nie później niż siedem dni od dnia wyboru i ogłoszenia oferty najkorzystniejszej.

g) W przypadku złożenia oferty drogą elektroniczną i wyboru oferty, jako najkorzystniejszej oferent zostanie poproszony o złożenie dokumentów w formie papierowej, co stanowi warunek zawarcia umowy z oferentem.

h) Niedopełnienie obowiązku podpisania umowy lub niedostarczenie wymaganych dokumentów do podpisania umowy w terminie zostanie uznane za uchylanie się od jej podpisania. W takim wypadku Zamawiający dokona wyboru innego Wykonawcy.

i) Umowa może zostać zmieniona, jeśli zmiana nie spowoduje zmniejszenia lub zwiększenia zakresu świadczenia.

Załącznik:

1. Zał. 1 Formularz ofertowy z oświadczeniem wykonawcy